Chaque nouvel abonné rempli un formulaire d'inscription en ligne à partir de l'un des sites WEB qui pointent sur votre domain ARNOM WEBPhone. Ses coordonnées sont enregistrées et associées à un compte. Les propriétés de ce compte sont paramétrées par vos soins en fonction du groupe auquel appartient ce site WEB dans le domain. Le nouvel abonné reçoit un mail personnalisable de confirmation lui communiquant ses codes d'accès au service et les modalités d'utilisation.
Si l'abonné choisi d'utiliser un Téléphone IP au lieu du WEBPhone et son PC, il peut utiliser les login et password pour paramétrer celui-ci. Une liste des Telephone IP SIP supportés et leur procédure de paramétrage sont disponibles.
Chaque site WEB pointant sur votre domaine dispose d'un formulaire de login permettant à un abonné de s'identifier et d'afficher la fenêtre ARNOM WEBPhone. Si un abonné choisit d'utiliser un Téléphone IP, il pourra ouvrir le WEBPhone pour consulter ses stats d’appels, recharger son compte, modifier ses settings (pseudo, message perso, ...), renvoyer ses appels, consulter sa messagerie, etc… Quand cet abonné se logue sur le WEBPhone, l’interface lui indique qu’il y a deja un téléphone IP actif et lui donne la possibilite d’activer ou non les fonctions telephoniques de son WEBPhone. S’il accepte, les fonctions telephoniques du téléphone IP sont désactivées automatiquement jusqu'à ce que la session WEBPhone soit fermée.
Lors de son inscription, la fiche d'un nouvel abonné parait dans l'annuaire. L'annuaire contient les fiches de toutes les personnes inscrites au service. Chaque abonné a accès à l'annuaire et peut rechercher un autre utilisateur. Il doit pour cela spécifier au moins le critère nom, prénom ou le pseudo. Ceux ci peuvent être spécifés partiellement (premières lettres du nom par exemple).
Tout les abonnés de votre domaine appartiennent à des groupes : en fonction du Site WEB à partir duquel ils se sont inscrits. Vous pouvez définir une hiérarchie entre les groupes afin d'autoriser certains abonnés d'un groupe à communiquer avec d'autres groupes. Par défaut les groupes sont indépendants les uns des autres, chaque abonné ne visualise que les utilisateurs de son groupe, formant ainsi une communauté.
Lorsque le WEBPhone s'affiche, l'abonné visualise sur la première ligne son pseudo, ainsi qu'un message personnalisable associé à celui-ci. Ces informations sont également visibles par les autres abonnés dans l'annuaire. A la création du compte, le pseudo contient le nom et le prénom saisi dans le formulaire de création. Le message personnel contient "New !". Le status courant est affiché à droite, par défaut : OnLine. Quatre Tab Panel permettant d'accéder aux fonctions du WEBPhone : Home, Call, Contact, Settings.
Home: Donne accés aux fonctions de la messagerie vocale, à la visualisation du relevé des appels passés sur ce compte, au paramétrage des renvois d'appels de ce compte.
Call: Permet d'appeler un correspondant en tapant directement son pseudo ou son numéro de téléphone. Donne également accès à l'annuaire afin d'effectuer une recherche et de sélectionner l'abonné à appeler.
Contacts: Visualise la liste des contacts de ce compte. Possibilité de filtrer cette liste pour afficher seulement les contacts OnLine par exemple. Affichage des informations complémentaires sur ces contacts ainsi que le status de celui-ci. Ajout d'un contact à partir de l'annuaire ou un contact privé (un correspondant non abonné mais que l'on souhaite joindre sur sa ligne téléphonique classique).
Settings: Permet de modifier les paramètres liés à la carte son que l'abonné souhaite utiliser sur le PC, ainsi que son Pseudo et le message personnel associé.
Le status correspond à l'état dans lequel se trouve le compte de l'abonné. Il est OffLine s'il n'est pas connecté. Quand il se connecte il passe automatiquement OnLine, toutefois l'abonné peut choisir parmi plusieurs options afin que les autres abonnés puissent avoir une indication sur sa disponibilité immédiate. Cela signifie qu'il peut modifier à tout moment son status parmi Away, Busy, Out To Lunch ou Be Right Back en cliquant directement sur le status de son choix. Si un correspondant cherche à joindre cet abonné alors qu'il est dans l'un de ces status (non OnLine) l'appel sera acheminé vers le WEBPhone si aucun renvoi n'est actif ou sera renvoyé vers un autre poste ou vers la messagerie en fonction de l'option Forward Calls while busy.
L'accès au relevé des appels passés sur le compte se fait en cliquant sur "my account" sur le TabPanel Home. L'abonné accéde à une page WEB avec le solde actuel de son compte, le récapitulatif des divers rechargements effectués sur le compte, une liste des derniers appels les plus récents passés. Plusieurs liens permettent d'afficher le relevé des appels passés : Aujourd'hui, Hier, Cette semaine, La semaine dernière Ce mois et le mois dernier. Pour chacun de ces relevés un récapitulatif par jour avec le nombre d'appels, durée et coût des appels est affiché. En sélectionnant un jour l'abonné obtient le détails des appels avec les destinations appelées ainsi que la durée et le coût détaillés. Un relevé mensuelle pour m-1, m-2 et m-3 est également disponible avec un regroupement par destination et le montant global des communications pour la période sélectionnée.
Le renvoi d'appel peut être activé dans les cas suivants : "pas de réponse", "déjà en communication" ou "status OFFLINE". L'abonné peut choisir pour chacun de ces cas de renvoyer ou pas vers sa messagerie vocale ou vers un numéro de téléphone qu'il saisit.
ARNOM WEBPhone permet d'afficher et de visualiser la liste personnelle de contacts. Cette liste a été consituée à partir de la recherche de l'abonné ou par ajout d'un contact privé. Le status des abonnés de la liste est mise à jour en temps réels. Les informations complémentaires s'affichent en sélectionnant un abonné dans la liste. Apparaît alors ses Nom, Prénom, adresse Email, différents numéros de Téléphones, Ville et Pays. La suppression de cet abonné dans la liste des contacts s'effectue en appuyant sur le bouton Delete.
Le résultat de la recherche dans l'annuaire affiche les abonnés qui correspondent aux critères spécifiés. Les informations sur les abonnés correspondants aux critères sont affichées. Un status permet de savoir si ceux-ci sont en ligne ou non. L'abonné peut ajouter un ou plusieurs abonnés dans sa liste de contact personnel s'il désire avoir le status de celui-ci en temps réels et qu'il prévoit de l'appeler souvent. Il peut également appeler directement un abonné à partir de cette liste.
Il est possible d'ajouter à sa liste de contact une personne n'étant pas abonnée au service, il s'agit d'un contact privé. L'abonné saisit les coordonnées dans le formulaire de création contact privé. L'abonné peut sélectionner lequel des numéros de téléphone spécifiés dans la fiche du contact privé sera utilisé par défaut. Une fois sauvegardé, ce contact apparait immédiatement dans la liste de contact. Les contacts privés sont identifiés par une icone différente des autres contacts.
Par défaut, tous les contacts de l'abonné sont affichés dans la liste. Il est possible d'appliquer un filtre sur cette liste pour ne voir apparaitre que les contacts OnLine, OffLine ou Privés. Pour obtenir toute la liste, sélectionner All.
Lorsque l'abonné fait glisser sa souris sur le nom de l'abonné qu'il veut appeler, la ligne "Call this contact on his WEBPhone" apparait. Il peut directement lancer l'appel vers cette personne en cliquant sur cette commande. L'interface WEBPhone bascule alors automatique sur la page CALL pour établir la communication.
L'abonné peut appeler des contacts de type Service, et ainsi accéder à des applications vocales pré-enregistrées ou lives telles que Conférences, Hotline, Services d'informations générales, etc... .
Le WEBPhone reçoit et émet le son via une des ressources son du PC de l'abonné (carte son ou téléphone USB par exemple). Les différentes ressources disponibles sont listées sur la page Setting, l'abonné peut séléctionner celle de son choix. Cette séléction se fait séparement pour l'entrée (micro) et la sortie (HP).
Chaque abonné apparait dans l'annuaire sous son pseudo. Un message à l'attention des autres abonnés peut également être ajouté. La page Setting permet d'éditer son pseudo et le message associé. Les modifications sont immédiatement visibles dans l'annuaire.